Come condividere i report in Looker Studio con clienti e team

Come condividere i report in Looker Studio

In Looker Studio puoi condividere i tuoi report con clienti o colleghi in due modi: tramite invito diretto o con un link. Per fare in modo che i tuoi clienti o colleghi possano accedere correttamente ai dati di Metricool, è fondamentale capire come funziona l’accesso ai dati.

📌 In questo articolo:

• Opzioni di accesso ai dati

• Come configurare le credenziali del proprietario

• Condividere un report in Looker Studio: passo dopo passo

• Come interrompere la condivisione di un report

• Domande frequenti

Opzioni di accesso ai dati

Quando colleghi Metricool a un report, Looker Studio offre diverse modalità di accesso:

• Credenziali del proprietario: I dati vengono mostrati utilizzando le credenziali del creatore del report.
  👉 Questa è l’opzione consigliata per condividere con i clienti, perché possono visualizzare i dati senza dover collegare nulla.

• Credenziali del lettore: Ogni persona che apre il report deve collegare le proprie credenziali.
  👉 In pratica, questo non funziona con i clienti, perché avrebbero bisogno dell’API Token esatto dell’account in cui è collegato il brand Metricool. Risultato: vedranno un errore.

• API Token di Metricool (⚠️ da usare con cautela)
  Condividere un API Token dà accesso a tutti i brand collegati al tuo account Metricool. Deve essere condiviso solo in situazioni molto specifiche, ad esempio con un membro del team che abbia davvero bisogno di quel livello di accesso. Non condividerlo mai con clienti o terze parti esterne.

Raccomandazione per l’uso con Metricool

• Se condividi un report come editor, Looker Studio utilizza per impostazione predefinita le credenziali del proprietario → funziona senza problemi.

• Se condividi un report come lettore, Looker Studio richiede credenziali proprie → i tuoi clienti o colleghi vedranno un errore.
  👉 Per questo motivo, il modo corretto di condividere con i clienti è configurare sempre il report con credenziali del proprietario.

Come configurare le credenziali del proprietario

Se i tuoi clienti vedono un errore aprendo il report come lettori, controlla la configurazione delle credenziali:

1. Apri il tuo report in Looker Studio.

2. Vai su Risorse > Gestisci fonti dati aggiunte.

3. Seleziona la fonte dati di Metricool e fai clic su Modifica.

4. In alto, trova la barra Credenziali dei dati.

5. Clicca sul nome visualizzato (di default di solito è il tuo account).

6. Scegli l’opzione Usa le credenziali del proprietario.

7. Salva le modifiche.

In questo modo, i lettori potranno accedere al report senza dover collegare nulla.

Condividere un report in Looker Studio: passo dopo passo

Vediamo ora come farlo passo dopo passo, tramite invito diretto (a utenti specifici) o con un link.

➡️ Condividere tramite invito diretto

1. Apri il report in Looker Studio.

2. Clicca su Condividi (in alto a destra).

3. Inserisci l’email del tuo cliente o collega.

4. Seleziona il ruolo:

• Lettore: può visualizzare il report, se hai configurato le credenziali del proprietario.

• Editor: può modificare il report.

5. Clicca su Invia.

⚠️ Se selezioni il ruolo Lettore, assicurati di aver configurato prima le credenziali del proprietario.

➡️ Condividere tramite link

1. Apri il report in Looker Studio.

2. Clicca su Condividi > Impostazioni link.

3. Scegli tra:

• Limitato: solo le persone invitate possono accedere.

• [Il tuo dominio]: chiunque nella tua organizzazione può accedere.

• Non in elenco: chiunque abbia il link può accedere (non compare nelle ricerche).

• Pubblico: il report sarà accessibile a chiunque su internet.

4. Definisci il ruolo per l’accesso con link (Lettore o Editor).

5. Copia e condividi il link.

👉 Se non vuoi condividere il report originale, crea una copia da File > Crea una copia, imposta le credenziali del proprietario e condividi quella versione.

Impostazioni avanzate di condivisione

Oltre alle opzioni base, Looker Studio offre un menu di impostazioni avanzate (icona ingranaggio ⚙️).
Qui puoi personalizzare, ad esempio:

• Impedire agli editor di modificare gli accessi o aggiungere utenti.

• Disabilitare il download, la stampa o la copia per i lettori.

• Impedire ai lettori di creare avvisi.

• Regolare la visualizzazione dei filtri.

👉 Queste opzioni ti permettono di avere un maggiore controllo su come gli utenti interagiscono con il tuo report.

Come interrompere la condivisione di un report

Se non vuoi più che qualcuno abbia accesso al tuo report:

1. Apri il report in Looker Studio.

2. Clicca su Condividi.

3. Trova l’utente a cui vuoi revocare l’accesso.

4. Dal menu, seleziona Rimuovi accesso.

5. Conferma le modifiche.

👉 Se hai condiviso tramite link, non vedrai utenti individuali. In questo caso, imposta l’accesso del link su Limitato per disattivarlo.

❓ Domande frequenti

Perché il mio cliente o collega vede un errore aprendo il report?
Una causa frequente è che il report sia configurato con credenziali di lettore. Controlla la configurazione e passa alle credenziali del proprietario.

Qual è la differenza tra lettore ed editor?

• Lettore: può visualizzare il report.

• Editor: può modificarlo. In entrambi i casi, è consigliato usare le credenziali del proprietario per garantire l’accesso.

Posso condividere un report con qualcuno che non ha un account Google?
Sì, utilizzando l’opzione Chiunque abbia il link.

È consigliato condividere l’API Token invece del report?
No, salvo in casi molto specifici all’interno del team. L’API Token dà accesso a tutti i tuoi brand, quindi fai attenzione a chi lo condividi.

Posso revocare l’accesso a un report condiviso?
Sì. In Condividi, puoi rimuovere utenti, cambiare ruoli o disattivare il link pubblico.