Rapporten in Data Studio delen met klanten en je team

In Data Studio kun je je rapporten op twee manieren delen met klanten, teamleden of samenwerkingspartners: via een directe uitnodiging of met een link. Om ervoor te zorgen dat je klanten of samenwerkingspartners correct toegang krijgen tot Metricool-gegevens, is het belangrijk om te begrijpen hoe gegevenstoegang werkt.

Opties voor gegevenstoegang

Wanneer je Metricool aan een rapport koppelt, biedt Data Studio verschillende toegangstypen:

• Inloggegevens van de eigenaar: De gegevens worden weergegeven met de inloggegevens van de maker van het rapport. Dit is de aanbevolen optie om met klanten te delen, omdat zij de gegevens kunnen bekijken zonder iets te koppelen.

• Inloggegevens van de kijker: Iedereen die het rapport opent, moet zijn of haar eigen inloggegevens koppelen. In de praktijk werkt dit niet met klanten, omdat zij de exacte API Token nodig hebben van het account waaraan het Metricool-merk is gekoppeld. Resultaat: ze krijgen een foutmelding te zien.

• Metricool API Token: Gebruik deze alleen in zeer specifieke situaties, bijvoorbeeld met iemand uit je team die dit toegangsniveau echt nodig heeft.

Aanbeveling voor gebruik met Metricool

• Als je een rapport deelt als editor, gebruikt Data Studio standaard de inloggegevens van de eigenaar → dit werkt zonder problemen.

• Als je een rapport deelt als kijker, vereist Data Studio persoonlijke inloggegevens → je klanten of samenwerkingspartners krijgen een foutmelding te zien.

Daarom configureer je het rapport altijd met inloggegevens van de eigenaar als je het met klanten deelt.

Inloggegevens van de eigenaar instellen

Als je klanten een foutmelding zien wanneer ze het rapport als kijker openen, controleer dan de instellingen voor inloggegevens:

1. Open je rapport in Data Studio.

2. Ga naar Bronnen > Toegevoegde gegevensbronnen beheren.

3. Selecteer de Metricool-gegevensbron en klik op Bewerken.

4. Zoek bovenaan de balk Inloggegevens voor gegevens.

5. Klik op de weergegeven naam (standaard meestal je account).

6. Kies Inloggegevens van de eigenaar gebruiken.

7. Sla je wijzigingen op.

Op deze manier kunnen kijkers toegang krijgen tot het rapport zonder iets extra's te koppelen.

Een rapport delen in Data Studio: stap voor stap

Laten we nu stap voor stap bekijken hoe je dit doet, via een directe uitnodiging (aan specifieke gebruikers) of door een link te delen.

Delen via een directe uitnodiging

1. Open het rapport in Data Studio.

2. Klik op Delen (rechtsboven).

3. Voer het e-mailadres van je klant of teamgenoot in.

4. Selecteer de rol:

   • Kijker: kan het rapport bekijken, zolang je de inloggegevens van de eigenaar hebt ingesteld.

   • Editor: kan het rapport aanpassen.

5. Klik op Verzenden.

Delen via een link

1. Open het rapport in Data Studio.

2. Klik op Delen > Linkinstellingen.

3. Kies uit:

   • Beperkt: alleen uitgenodigde personen hebben toegang.

   • [Je domein]: iedereen binnen je organisatie heeft toegang.

   • Niet-vermeld: iedereen met de link heeft toegang (wordt niet in zoekopdrachten geïndexeerd).

   • Openbaar: toegankelijk voor iedereen op internet.

4. Bepaal de rol voor toegang via de link (Kijker of Editor).

5. Kopieer en deel de link.

Als je het oorspronkelijke rapport niet wilt delen, maak dan een kopie via Bestand > Een kopie maken, stel de inloggegevens van de eigenaar in en deel die versie.

Geavanceerde instellingen voor delen

Naast basistoegang biedt Data Studio geavanceerde instellingen (tandwielpictogram). Hier kun je onder andere het volgende aanpassen:

• Voorkomen dat editors de toegang wijzigen of gebruikers toevoegen.

• Downloaden, afdrukken of kopiëren voor kijkers uitschakelen.

• Voorkomen dat kijkers waarschuwingen maken.

• Aanpassen hoe filters worden weergegeven.

Met deze opties krijg je meer controle over de manier waarop gebruikers met je rapport omgaan.

Het delen van een rapport stoppen

Als je niet langer wilt dat iemand toegang heeft tot je rapport:

1. Open het rapport in Data Studio.

2. Klik op Delen.

3. Zoek de gebruiker die je wilt verwijderen.

4. Klik op de vervolgkeuzelijst en selecteer Toegang verwijderen.

5. Bevestig de wijzigingen.

Als je het rapport via een link hebt gedeeld, zie je geen afzonderlijke gebruikers. Stel in dat geval de linktoegang in op Beperkt om de toegang uit te schakelen.

Veelgestelde vragen