So teilst du Berichte in Data Studio mit Kunden und deinem Team

In Data Studio kannst du deine Berichte auf zwei Arten mit Kunden, Teammitgliedern oder Mitarbeitenden teilen: durch eine direkte Einladung oder über einen Link. Damit deine Kunden oder Mitarbeitenden korrekt auf die Metricool-Daten zugreifen können, ist es wichtig zu verstehen, wie der Datenzugriff funktioniert.

Optionen für den Datenzugriff

Wenn du Metricool mit einem Bericht verbindest, bietet Data Studio verschiedene Zugriffstypen:

• Anmeldedaten des Eigentümers: Die Daten werden mit den Anmeldedaten der Person angezeigt, die den Bericht erstellt hat. Dies ist die empfohlene Option für das Teilen mit Kunden, da sie die Daten in der ansicht sehen können, ohne etwas zu verbinden.

• Anmeldedaten des Betrachters: Jede Person, die den Bericht öffnet, muss ihre eigenen Anmeldedaten verbinden. In der Praxis funktioniert das nicht mit Kunden, da sie das exakte API Token des Kontos benötigen würden, mit dem die Metricool-marke verbunden ist. Ergebnis: Sie sehen eine Fehlermeldung.

• Metricool API Token: Verwende es nur in sehr spezifischen Situationen, etwa mit einer Person aus deinem Team, die diese Zugriffsebene tatsächlich benötigt.

Empfehlung für die Nutzung mit Metricool

• Wenn du einen Bericht als Editor teilst, verwendet Data Studio standardmäßig die Anmeldedaten des Eigentümers → funktioniert problemlos.

• Wenn du einen Bericht als Betrachter teilst, benötigt Data Studio persönliche Anmeldedaten → deine Kunden oder Mitarbeitenden sehen eine Fehlermeldung.

Deshalb besteht die richtige Vorgehensweise beim Teilen mit Kunden immer darin, den Bericht mit den Anmeldedaten des Eigentümers zu konfigurieren.

Anmeldedaten des Eigentümers einrichten

Wenn deine Kunden beim Öffnen des Berichts als Betrachter eine Fehlermeldung sehen, überprüfe die Einrichtung der Anmeldedaten:

1. Öffne deinen Bericht in Data Studio.

2. Gehe zu Ressourcen > Hinzugefügte Datenquellen verwalten.

3. Wähle die Metricool-Datenquelle aus und klicke auf Bearbeiten.

4. Suche oben nach der Leiste Datenanmeldedaten.

5. Klicke auf den angezeigten Namen (standardmäßig normalerweise dein Konto).

6. Wähle Anmeldedaten des Eigentümers verwenden.

7. Speichere deine Änderungen.

So können Betrachter auf den Bericht zugreifen, ohne etwas Zusätzliches verbinden zu müssen.

Einen Bericht in Data Studio teilen: Schritt für Schritt

Sehen wir uns nun Schritt für Schritt an, wie das geht – entweder durch eine direkte Einladung (an bestimmte Nutzer) oder durch das Teilen eines Links.

Durch direkte Einladung teilen

1. Öffne den Bericht in Data Studio.

2. Klicke auf Teilen (oben rechts).

3. Gib die E-Mail-Adresse deines Kunden oder Teammitglieds ein.

4. Wähle die Rolle aus:

   • Betrachter: kann den Bericht sehen, sofern du die Anmeldedaten des Eigentümers eingerichtet hast.

   • Editor: kann den Bericht ändern.

5. Klicke auf Senden.

Über einen Link teilen

1. Öffne den Bericht in Data Studio.

2. Klicke auf Teilen > Linkeinstellungen.

3. Wähle eine Option aus:

   • Eingeschränkt: Nur eingeladene Personen können darauf zugreifen.

   • [Deine Domain]: Alle Personen in deiner Organisation können darauf zugreifen.

   • Nicht gelistet: Jede Person mit dem Link kann darauf zugreifen (wird nicht in Suchanfragen indexiert).

   • Öffentlich: Für jede Person im Internet zugänglich.

4. Lege die Rolle für den Zugriff über den Link fest (Betrachter oder Editor).

5. Kopiere und teile den Link.

Wenn du den ursprünglichen Bericht nicht teilen möchtest, erstelle über Datei > Kopie erstellen eine Kopie, lege die Anmeldedaten des Eigentümers fest und teile diese Version.

Erweiterte Einstellungen zum Teilen

Neben dem grundlegenden Zugriff bietet Data Studio erweiterte Einstellungen (Zahnradsymbol). Hier kannst du unter anderem Folgendes anpassen:

• Verhindere, dass Editoren den Zugriff ändern oder Nutzer hinzufügen.

• Deaktiviere das Herunterladen, Drucken oder Kopieren für Betrachter.

• Beschränke Betrachter beim Erstellen von Benachrichtigungen.

• Passe an, wie Filter angezeigt werden.

Mit diesen Optionen erhältst du mehr Kontrolle darüber, wie Nutzer mit deinem Bericht interagieren.

So beendest du die Freigabe eines Berichts

Wenn jemand nicht mehr auf deinen Bericht zugreifen soll:

1. Öffne den Bericht in Data Studio.

2. Klicke auf Teilen.

3. Suche den Nutzer, den du entfernen möchtest.

4. Klicke auf das Dropdown-Menü und wähle Zugriff entfernen.

5. Bestätige die Änderungen.

Wenn du den Bericht über einen Link geteilt hast, werden keine einzelnen Nutzer angezeigt. Setze in diesem Fall den Linkzugriff auf Eingeschränkt, um ihn zu deaktivieren.

Häufig gestellte Fragen