Comment partager des rapports dans Data Studio avec vos clients et votre équipe

Dans Data Studio, vous pouvez partager vos rapports avec vos clients, vos collègues ou vos collaborateurs de deux façons : par invitation directe ou via un lien. Pour que vos clients ou collaborateurs puissent accéder correctement aux données Metricool, il est essentiel de comprendre le fonctionnement de l’accès aux données.

Options d’accès aux données

Lorsque vous connectez Metricool à un rapport, Data Studio propose différents types d’accès :

• Identifiants du propriétaire : les données sont affichées à l’aide des identifiants du créateur du rapport. Il s’agit de l’option recommandée pour partager un rapport avec des clients, car ils pourront consulter les données sans rien connecter.

• Identifiants du lecteur : chaque personne qui ouvre le rapport doit connecter ses propres identifiants. En pratique, cela ne fonctionne pas avec les clients, car ils auraient besoin du Token API exact du compte auquel la marque Metricool est connectée. Résultat : ils verront une erreur.

• Token API Metricool : utilisez-le uniquement dans des situations très spécifiques, par exemple avec un membre de votre équipe qui a réellement besoin de ce niveau d’accès.

Recommandation d’utilisation avec Metricool

• Si vous partagez un rapport en tant qu’éditeur, Data Studio utilise par défaut les identifiants du propriétaire → cela fonctionne sans problème.

• Si vous partagez un rapport en tant que lecteur, Data Studio exige des identifiants personnels → vos clients ou collaborateurs verront une erreur.

C’est pourquoi la bonne méthode pour partager un rapport avec des clients consiste toujours à le configurer avec les identifiants du propriétaire.

Comment configurer les identifiants du propriétaire

Si vos clients voient une erreur lorsqu’ils ouvrent le rapport en tant que lecteurs, vérifiez la configuration des identifiants :

1. Ouvrez votre rapport dans Data Studio.

2. Accédez à Ressources > Gérer les sources de données ajoutées.

3. Sélectionnez la source de données Metricool et cliquez sur Modifier.

4. En haut, repérez la barre Identifiants des données.

5. Cliquez sur le nom affiché (par défaut, il s’agit généralement de votre compte).

6. Choisissez Utiliser les identifiants du propriétaire.

7. Enregistrez vos modifications.

Ainsi, les lecteurs pourront accéder au rapport sans avoir à connecter quoi que ce soit d’autre.

Partager un rapport dans Data Studio : étape par étape

Voyons maintenant comment procéder étape par étape, soit par invitation directe (à des utilisateurs spécifiques), soit en partageant un lien.

Partager par invitation directe

1. Ouvrez le rapport dans Data Studio.

2. Cliquez sur Partager (en haut à droite).

3. Saisissez l’adresse e-mail de votre client ou de votre collègue.

4. Sélectionnez le rôle :

   • Lecteur : peut consulter le rapport, à condition que vous ayez configuré les identifiants du propriétaire.

   • Éditeur : peut modifier le rapport.

5. Cliquez sur Envoyer.

Partager via un lien

1. Ouvrez le rapport dans Data Studio.

2. Cliquez sur Partager > Paramètres du lien.

3. Choisissez parmi les options suivantes :

   • Restreint : seules les personnes invitées peuvent y accéder.

   • [Votre domaine] : toute personne de votre organisation peut y accéder.

   • Non répertorié : toute personne disposant du lien peut y accéder (le rapport n’apparaît pas dans les recherches).

   • Public : accessible à toute personne sur Internet.

4. Définissez le rôle pour l’accès via le lien (Lecteur ou Éditeur).

5. Copiez et partagez le lien.

Si vous ne souhaitez pas partager le rapport original, créez une copie depuis Fichier > Créer une copie, configurez les identifiants du propriétaire, puis partagez cette version.

Paramètres de partage avancés

En plus de l’accès de base, Data Studio propose des paramètres avancés (icône en forme d’engrenage). Vous pouvez notamment y personnaliser les éléments suivants :

• Empêcher les éditeurs de modifier les accès ou d’ajouter des utilisateurs.

• Désactiver le téléchargement, l’impression ou la copie pour les lecteurs.

• Empêcher les lecteurs de créer des alertes.

• Ajuster l’affichage des filtres.

Ces options vous offrent un meilleur contrôle sur la manière dont les utilisateurs interagissent avec votre rapport.

Comment arrêter de partager un rapport

Si vous ne souhaitez plus qu’une personne ait accès à votre rapport :

1. Ouvrez le rapport dans Data Studio.

2. Cliquez sur Partager.

3. Recherchez l’utilisateur que vous souhaitez supprimer.

4. Cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez Supprimer l’accès.

5. Confirmez les modifications.

Si vous avez partagé le rapport via un lien, vous ne verrez pas les utilisateurs individuellement. Dans ce cas, définissez l’accès au lien sur Restreint pour le désactiver.

Foire aux questions