Cómo compartir informes en Data Studio con clientes y tu equipo

En Data Studio, puedes compartir tus informes con clientes, compañeros de equipo o colaboradores de dos formas: mediante una invitación directa o con un enlace. Para que tus clientes o colaboradores puedan acceder correctamente a los datos de Metricool, es fundamental entender cómo funciona el acceso a los datos.

Opciones de acceso a los datos

Cuando conectas Metricool a un informe, Data Studio ofrece distintos tipos de acceso:

• Credenciales del propietario: los datos se muestran utilizando las credenciales del creador del informe. Esta es la opción recomendada para compartir con clientes, ya que podrán ver los datos sin conectar nada.

• Credenciales del visualizador: cada persona que abra el informe debe conectar sus propias credenciales. En la práctica, esto no funciona con clientes, ya que necesitarían el API Token exacto de la cuenta donde está conectada la marca de Metricool. Resultado: verán un error.

• API Token de Metricool: úsalo solo en situaciones muy específicas, como cuando alguien de tu equipo realmente necesita ese nivel de acceso.

Recomendación para usarlo con Metricool

• Si compartes un informe como editor, Data Studio utiliza de forma predeterminada las credenciales del propietario → funciona sin problemas.

• Si compartes un informe como visualizador, Data Studio requiere credenciales personales → tus clientes o colaboradores verán un error.

Por eso, la forma correcta de compartir informes con clientes es configurar siempre el informe con credenciales del propietario.

Cómo configurar las credenciales del propietario

Si tus clientes ven un error al abrir el informe como visualizadores, comprueba la configuración de las credenciales:

1. Abre tu informe en Data Studio.

2. Ve a Recursos > Administrar fuentes de datos añadidas.

3. Selecciona la fuente de datos de Metricool y haz clic en Editar.

4. En la parte superior, busca la barra de Credenciales de datos.

5. Haz clic en el nombre que aparece (normalmente, tu cuenta).

6. Selecciona Usar las credenciales del propietario.

7. Guarda los cambios.

De esta forma, los visualizadores podrán acceder al informe sin conectar nada adicional.

Compartir un informe en Data Studio: paso a paso

Ahora veremos cómo hacerlo paso a paso, ya sea mediante una invitación directa (a usuarios específicos) o compartiendo un enlace.

Compartir mediante invitación directa

1. Abre el informe en Data Studio.

2. Haz clic en Compartir (arriba a la derecha).

3. Introduce el correo electrónico de tu cliente o compañero de equipo.

4. Selecciona el rol:

   • Visualizador: puede ver el informe, siempre que hayas configurado las credenciales del propietario.

   • Editor: puede modificar el informe.

5. Haz clic en Enviar.

Compartir mediante un enlace

1. Abre el informe en Data Studio.

2. Haz clic en Compartir > Configuración del enlace.

3. Elige una de estas opciones:

   • Restringido: solo pueden acceder las personas invitadas.

   • [Tu dominio]: cualquier persona de tu organización puede acceder.

   • No listado: cualquiera que tenga el enlace puede acceder (no aparece en las búsquedas).

   • Público: cualquiera en Internet puede acceder.

4. Define el rol para el acceso mediante enlace (Visualizador o Editor).

5. Copia y comparte el enlace.

Si no quieres compartir el informe original, crea una copia desde Archivo > Hacer una copia, configura las credenciales del propietario y comparte esa versión.

Configuración avanzada para compartir

Además del acceso básico, Data Studio ofrece configuración avanzada (icono de engranaje). Aquí puedes personalizar aspectos como:

• Impedir que los editores cambien el acceso o añadan usuarios.

• Desactivar la descarga, impresión o copia para los visualizadores.

• Impedir que los visualizadores creen alertas.

• Ajustar cómo se muestran los filtros.

Estas opciones te ofrecen un mayor control sobre cómo interactúan los usuarios con tu informe.

Cómo dejar de compartir un informe

Si ya no quieres que alguien tenga acceso a tu informe:

1. Abre el informe en Data Studio.

2. Haz clic en Compartir.

3. Busca al usuario que quieres eliminar.

4. Haz clic en el menú desplegable y selecciona Quitar acceso.

5. Confirma los cambios.

Si compartiste el informe mediante un enlace, no verás usuarios individuales. En ese caso, establece el acceso del enlace como Restringido para desactivarlo.

Preguntas frecuentes